Administrera kvitton – Timekeeper

Kvittovyn

I kvittovyn kan du som administratör se och administrera samtliga kvitton / utlägg som har blivit registrerade på ert konto. Era användare kan se sina egna kvitton samt skriva ut dem men kan ej administrera kvittona (ex bokföra eller markera som utbetalt). Har du ingen koppling till ett ekonomisystem kan du fortsätta längre ned till avsnittet "För dig som inte har integration mot ett ekonomisystem".

För dig som har integration mot ett ekonomisystem

För att få fram de kvitton du önskar kan du enkelt använda sökfältet, göra en utökad sökning, filtrera på period och klicka på olika statusar för att se bokförda, utbetalda eller färdighanterade kvitton.

Med hjälp av olika symboler och färger får du enkelt reda på vilken kategori kvittona tillhör, vilka kvitton som innehåller en kommentar 🗨, vilka kvitton som ska faktureras $, vilka kvitton som har blivit attesterade 👍 och om det finns en bifogad/fotad bild på kvittot.

Genom att klicka på en rad kan du även se bilden på kvittot, denna bild förstoras om du håller markören över bilden.

Om du bockar i kryssrutan till vänster om en eller flera rader får du några valmöjligheter längst ned i högra hörnet:

Bokför - Här bokför du kvittot / utlägget till ditt ekonomisystem. Om kvittot du har bokfört är kopplat till ett projektnr för lön eller kostnadsställe (projekt/användare) bokförs kvittot mot detta så länge projektet/kostnadsstället ligger riktigt upplagt i ditt ekonomisystem. Är det ett privat utlägg hamnar ett bokfört kvitto i statusfliken "Bokförda" uppe till höger. Är utlägget betalat med företagskort hamnar raden istället under statusfliken "Färdighanterade" då utlägget inte ska betalas tillbaka till den anställde på lönen. Tänk på att det inte går att ångra när du väl har bokfört ett utlägg.
Markera som - Vill du manuellt markera raden som bokförd eller utbetald kan du göra det här. En rad som är markerad som bokförd eller utbetald går inte att ångra.
Skriv ut - Här skriver du ut en kvittorapport som också innehåller bilden på kvittot.

För dig som inte har integration mot ett ekonomisystem

För att få fram de kvitton du önskar kan du enkelt använda sökfältet, göra en utökad sökning och filtrera på period.

Genom att klicka på en rad kan du även se bilden på kvittot, denna bild förstoras om du håller markören över bilden.

Om du bockar i kryssrutan till vänster om en eller flera rader får du några valmöjligheter längst ned i högra hörnet:

Bokför - Klickar du här får du ut en excel innehållandes all info du behöver relaterat till kvittoregistreringen. Är det ett privat utlägg hamnar ett bokfört kvitto i statusfliken "Bokförda" uppe till höger. Är utlägget betalat med företagskort hamnar raden istället under statusfliken "Färdighanterade" då utlägget inte ska betalas tillbaka till den anställde på lönen. Tänk på att det inte går att ångra när du väl har bokfört ett utlägg. Om kvittot du har bokfört är kopplat till ett projektnr för lön kommer denna information med i lönefilen som du hämtar ut i lönevyn, detta gäller endast utlägg som är betalda med eget kort.
Markera som - Vill du manuellt markera raden som bokförd eller utbetald kan du göra det här. En rad som är markerad som bokförd eller utbetald går inte att ångra.
Skriv ut - Här skriver du ut en kvittorapport som också innehåller bilden på kvittot.

Övriga vyer där Kvitto påverkar

Rapporter och Fakturering

Alla kvittoregistreringar som tillhör en kvittokategori där strömbrytaren "ska faktureras" är påslagen hamnar i vyerna Rapporter och Fakturering för vidarefakturering mot kund.

Lön

I lönevyn ser du alla privata utlägg som har registrerats, alltså de utlägg som ska betalas tillbaka till de anställda på lönen. Lönefilen kan se olika ut beroende på dina inställningar i Timekeeper och om du har en koppling mot ett ekonomisystem eller inte.

Attestvyn

Här godkänner du alla utlägg/kvitton, oavsett om det är utlägg som har gjorts med eget eller företagets kort.

Vanliga frågor