I Timekeeper registrerar man sina kvitton mot olika kvittokategorier. Administratören behöver lägga upp minst en kvittokategori i systemet för att kunna registrera kvitton. Strömbrytaren Kvittoregistrering behöver vara påslagen under Inställningar (kugghjulet) för att kunna se Kvittokategorier i registret.
Så här lägger du till kvittokategorier:
1. Gå in i Kvittokategorier, det hittar du i registret
2. Klicka på "lägg till" uppe till höger:
- Namn - Bestäm namn på den nya kvittokategorin, ex Resekostnader
- Moms - Här väljer du momssats på kvittokategorin. Timekeeper har stöd för alla momssatser: 0%. 6%, 12%, 25%, Byggmoms 25% och EU inköp 25%. Därutöver kan momsbeloppet alltid korrigeras manuellt vid registrering av kvitton
- Konto - Välj vilket kostnadskonto kvittot / utlägget ska bokföras mot när det registreras på denna kvittokategori
Ska faktureras - Artikel för fakturering - Här väljer du den artikel från artikelregistret som kvitton tillhörande denna kvittokategori ska registreras/bokföras mot för fakturering
- Följ kvittot - Aktiverar du detta följer fakturan det belopp som framkommer av kvittot exkl moms. I tillägg har du möjlighet att vidarefakturera ett påslag i % som läggs till på kvittots nettobelopp mot kund. Ex om man i samband med ett utlägg har bestämt med kunden att man ska lägga på 8 %, då slår man på "följ kvittot" samt lägger till 8 % i fältet Påslag.
- Förvalt pris - Om beloppet som ska vidarefaktureras kund är fast oavsett belopp på kvittot så lägger man in ett förvalt pris som alltid ska gälla vid fakturering när kvitton redovisas mot denna kvittokategori. Ex om konsulten som bor på hotell har gjort upp med sin kund att alltid debitera 1500 kr per natt så lägger man in 1500 kr under förvalt pris
- Låst pris - Aktiveras denna strömbrytare kan man inte ändra priset på kvittot i fakturaunderlaget, gäller vyn Rapporter och Fakturering.
Kräver deltagare
Denna strömbrytare aktiverar du om det i förbindelse med redovisning av kvitton som redovisas mot denna kategori krävs att man redogör för vilket företag och vilka personer man gjorde ett utlägg för. Detta är vanligt vid representation, ex att du har bjudit en kund på en lunch eller ett event som ett naturligt led i en affärsförhandling.
3. Klicka därefter på spara för att lägga till den nya kvittokategorin
4. Nu är du redo att lägga till ditt första kvitto, klicka här för att komma igång: Lägg till kvitto
Vanliga frågor
- Vad är typiska exempel på kvittokategorier?
Bilkostnader, Hotellboende, Restaurangbesök, Resekostnader, Representation, Friskvård - Hur inaktiverar jag en kvittokategori?
I vyn kvittokategorier i registret klickar du på den kvittokategori du önskar ta bort och väljer inaktivera
Tips!
Varje kvittokategori kan markeras med en färg som alla kvitton får som registreras mot denna kvittokategori. På så sätt blir det enklare för dig som administratör att se vilka kvitton som tillhör vilken kategori