När du har en aktiv koppling till en eller flera grossister kan du på ett enkelt sätt få in alla dina uttagna artiklar på projektet i Timekeeper, du gör såhär:
Grundinställningar
Klicka på kugghjulet uppe i det högra hörnet och gå in på "inställningar", scrolla ned till Import av leverantörsfiler (EDI).
Här kan du välja hur du vill att dina EDI följesedlar skall hanteras. Artikelnummer samt ditt inköpspris kommer alltid att komma med från grossisten och komma in automatiskt i Timekeeper, men ditt utpris (pris till kund) hanteras på ett av tre följande sätt:
- Du har inte lagt in något påslag i inställningen på bilden nedan och heller inte lagt upp artikeln i Timekeeper, priset tas från ditt inpris, dvs. om du inte manuellt korrigerar vid fakturering kommer kunden faktureras samma belopp som du köpt in varorna för.
- Du har inte lagt in något påslag i inställningen på bilden nedan, men lagt upp artikeln med ett pris i Timekeeper, kunden kommer då faktureras detta pris. Kolumnen Inpris tas från ditt inköpspris.
- Du har lagt in ett påslag i inställningen på bilden nedan, kundpriset räknas då ut från ditt inköpspris. *För samtliga alternativ gäller att priser samt påslag kan justeras per rad i faktureringsläget.
Funktionen Ersätt med
Många gånger fyller inte artikelnumret från din grossist något syfte på fakturan till kunden, för att slippa hantera stora volymer med artiklar i systemet kan du på ett enkelt sätt byta ut alla grossistens artikelnummer mot ett generellt "Material" nummer som då används vid faktureringen, i exemplet på bilden nedan artikel "900 Material". Grossistens artikelbenämningar kvarstår så att kunden får en tydlig faktura.
2. Importera dina orderbekräftelser till Timekeeper
I appen görs detta genom att du går in på "Projekt", därefter väljer "Materialinköp" och sedan "Läs in" eller "Importera". Om projektnumret i Timekeeper överensstämmer med den referens du uppgivit i kassan hos grossisten kommer inköpet nu dyka upp i appen på projektet, om inte följer du stegen nedan:.
På webben väljer du i menyn "Orderbekräftelser" och därefter "Importera filer". När importen är klar så ser du på fliken "Kopplade" de materialinköp som kunnat kopplas automatiskt, på "Att hantera" ser du de inköp som inte kunnat kopplas automatiskt och behöver handpåläggning av dig.
Du kan också få fram mer information om respektive order, genom att klicka någonstans på raden.
Om du valt att hålla ordern öppen hos din grossist kan den inte heller läsas in i Timekeeper, vissa grossister frisläpper dock ordern varje kväll (hör med din grossist hur de hanterar öppna ordrar om du är osäker)
3. Projektöversikten
När ett inköp kopplats till en order syns detta på projektet i webben. På bilden nedan ser vi att det gjorts två inköp med ett totalt inköpsvärde på 4521 kronor
Klicka på fliken "INKÖPT MATERIAL" för att se en detaljerad lista över allt inköpt material samt vilket datum inköpet kopplats i Timekeeper, detta datum är viktigt då det styr i vilket intervall artiklarna kommer med på kundfakturan.
4.Fakturera
När det finns ett eller flera kopplade EDI inköp på ett projekt kommer de med längst ned på fakturaunderlaget och du kan där justera allt förutom ditt inköpspris, direkt innan du för över informationen till ditt ekonomisystem.
