När tid registreras i Timekeeper byggs löpande löneunderlaget på. Om du går in på fliken "Lön" via menyn till vänster, kan du se en detaljerad vy över dina anställdas registreringar. Där kan du också välja att exportera löneunderlaget till ditt löneprogram.
För att exportera löneunderlag gör du såhär
1. Börja med att välja datumperiod, kallas ofta för avvikelseperiod, vanligast är att denna är samma som löneperioden i ditt löneprogram för denna lönekörning.
2. Välj vilka personer du vill skapa löneunderlag för.
3. Klicka på "Exportera"
Nu får du ett antal val
Exportformat: Välj först det format du vill ha för din fil, (”med projektfördelning” väljer du om ni arbetar med projektredovisning i ert ekonomisystem, detta kräver också att projekten i Timekeeper har ett projektnummer).
- Filterläge: Därefter kan du välja vilket filterläge/"status" tiderna som skall komma med i exporten har, detta är samma som färgerna i vyn innan.
- Alla registreringar = Vit
- Bara inskickade, ej attesterade = Gul
- Bara attesterade = Grön
- Ignorera normal tid? Använder ni Timekeeper uteslutande för avvikelsehantering
och utan projektfördelning så kan denna vara på ”Ja”, men har du timavlönade eller
vill projektfördela lönekostnaden för månadsavlönade så skall den vara på ”Nej”. - Inkludera arbetstidsschema? Skall i normalfallet vara inställd på ”Nej”. Ett exempel på undantag kan vara om du har timanställda på deltid som varit sjuka och skall ha sjuklön, men saknar schemagrund i löneprogrammet, då skall denna vara på "Ja".
- Exportera Underlag för alla användare? Detta är en säkerhetsfunktion för dig som har fler än 20 användare och kanske inte markerat alla anställda på alla sidor i vyn i bakgrunden, funktionen gör precis som den beskriver, i normalfallet har du redan markerat de som du vill köra lön på och då kan denna vara "Nej"
- Filen som nu sparas ner på din dator laddar du upp i ditt löneprogram.
Det är viktigt att du har anställningsnummer på samtliga användare i Timekeeper, anställningsnummer hittar du i löneprogrammet.