Lägga till aktiviteter kan enbart göras av administratörer.
- Klicka på registersymbolen uppe i högra hörnet och välj Aktiviteter i droplistan.
- Tryck på knappen + Lägg Till uppe till höger
- Namnge aktiviteten som ni ska registrera tid mot, ex bokföring, projektledning eller arbete
- Koppla aktiviteten till en artikel om era kunder ska betala per timme för den tid ni lägger mot denna aktivitet. Ska kunderna istället betala ett överenskommet fast pris (oavsett hur många timmar ni lägger på aktiviteten/tjänsten) ska ni inte lägga till någon artikel här. Detta gäller även för er som inte ska vidarefakturera tiden.
- Välj en tidkod (a) för löneunderlag (Om du inte ska använda Timekeeper för löner kan du välja Normal)
- Strömbrytaren Debiterbar tid (b) bestämmer om timmarna som läggs mot aktiviteten skall räknas som debiterbara eller inte. Detta styr inte huruvida aktiviteten kommer med på fakturaunderlaget eller inte, det görs av artikeln i punkt 4 ovan.
- Är strömbrytaren Låst tidkod påslagen kan användarna inte ändra tidkoden i samband med tidsregistrering mot denna aktivitet. Som standard rekommenderas det att denna är påslagen.
- Strömbrytaren Förvald Tid (c) kan med fördel användas om en förutbestämd tid ska gälla eller föreslås när användarna redovisar sin tid mot denna aktivitet.
- SPARA
(a) Varje aktivitet har en tidkod, vilket är till för löneberäkningen. En aktivitet har en standardkod, t.ex. “Normal arbetstid”. En tid som rapporteras på denna aktivitet kan dock ändras till avvikande tidkod som t.ex. “Övertid 1”. När du skapar en aktivitet har du också möjlighet att låsa tidkoden, vilket innebär att den står som "standard-kod" och dina användare kan då inte ändra den. För frånvaro läggs lämpliga aktiviteter upp, t.ex. “Sjukfrånvaro”, “Semester”. Dessa bör kopplas till motsvarande tidkod som finns i registret som standard.
(b) Varje aktivitet kan ställas in som debiterbar tid eller inte. I rapportsidans statistik ser du sedan hur stor andel tid som registrerats på debiterbara resp. ej debiterbara aktiviteter. Om avrundning av tid valts på projektet avrundas enbart aktiviteter markerade som debiterbar tid.
(c) Ex är ni bara heltidsanställda i bolaget vill ni sannolikt föreslå att användarna lägger 8 timmar mot aktiviteten Semester.
- Låst förval: Innebär att den förvalda tiden (ex 3 h) inte kan ändras av användaren vid tidsregistrering
- Följ Schema: Har era medarbetare olika schemagrad kan ni har stor nytta av denna strömbrytare. Har ex Kalle ett arbetstidschema på 75 % så vill Kalle att Timekeeper ska föreslå 6 timmar semester och inte 8. Arbetstidsschema ställs in på resp användarkort i användarregistret.
- Tid: Den tiden som ska komma upp som förval för användaren som registrerar sin tid mot denna aktivitet.